BAP PROJESİ BAŞVURU ve İŞ AKIŞI

 

1.AŞAMA: Proje Yürütücüleri Tarafından Yapılacak Olan Proje Müracaat İşlemleri:

Aşağıdaki form ve ekler Proje Yürütücüleri tarafından hazırlanır ve KLÜ Bilimsel Araştırma Projeleri Sistemi (BAPSİS) üzerinden başvuru yapılarak otomasyona yüklenir.

• Proje Başvuru Formu
• Proje Bütçe Ödeme Planı Formu
• Proje Başvuru Demirbaş Listesi
• Proje Başvuru Sarf Malzeme Kırtasiye Listesi
• Proje Başvuru Hizmet Alım Listesi
• Proje Başvuru Seyahat Listesi
• Bütçe gerekçelendirmede kullanılan proforma fatura  örnekleri.

Projelerin tüm aşamaları BAPSİS’ten (https://bapsis.klu.edu.tr) takip edilmektedir.

Hazırlanan proje ve ekleri ve üst yazı ile Birim Ön Değerlendirme Kuruluna teslim edilir.

 

2.AŞAMA: Birim Ön Değerlendirme Kurulları Tarafından Yapılacak İşlemler:

Kurul üyeleri değerlendirmelerini BAPSİS üzerinden ve fiziki olarak Birim Ön Değerlendirme Kurulu Formu doldurarak gerçekleştirirler. Ön değerlendirilmesi yapılarak kuruldan geçen – geçmeyen projelerin tamamı ve birim ön değerlendirme formları, birimler tarafından üst yazı (EBYS) ile BAP Koordinatörlüğüne gönderilir.

 

3.AŞAMA: BAP Koordinatörlüğü - BAP Komisyonu Tarafından Yapılacak İşlemler:

• Ön değerlendirilmesi yapılan Projeler BAP Komisyonuna sunulur. Komisyon üyeleri değerlendirmelerini BAPSİS üzerinden gerçekleştirerek proje kabul veya red edilir,

• Komisyonunda kabul edilen projeler değerlendirilmek üzere konusunda yetkin 2 ayrı hakeme gönderilir.

• Hakem değerlendirme sonrası BAP Komisyonu tarafından nihai karar verilerek kabul veya red edilir.

• Kabul edilen projeler için Protokol hazırlanır ve imza için proje yürütücüleri davet edilir. Proje Yürütücüsü ve Bap Komisyonu Başkanı tarafından imzalanan Protokol ile proje başlatılır.

 

4. AŞAMA: Kabul Edilen Projeler İçin Proje Yürütücülerinin Yapması Gereken İşlemler:

 

Satın Alma:

Proje yürütücüleri EBYS üzerinden yazı ile projelerine ait satın alma ihtiyaçlarını BAP Koordinatörlüğüne iletirler. Yazıya Proje İhtiyaç Talep Formu’nun eklenmesi gerekir, ihtiyacın/satın almanın türüne göre aşağıdaki belgeler de eklenir:

•  Teknik Şartnameler

•  Seyahat Bilgi ve Giderleri Listesi

•  Avans Talep Formu

BAPKO Birimi tarafından satın alma talebi üzerine Onay Belgesi hazırlanır. 
Proje kapsamında alınacak mal veya hizmetlerin teknik özellik arz etmesi durumunda proje yürütücüsü piyasa fiyat araştırmacısı olarak görevlendirilebilir.

 

Piyasa Fiyat Araştırmacısının Yapacağı İşlemler:

 

3 tane ilgili firmalardan fiyat teklifi / proforma fatura alınır

 

Gelen fiyat tekliflerine göre Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı hazırlanır

 

En uygun teklif veren firma/firmalara Sipariş Mektubu gönderilir

 

Mallar ve fatura gerekli kontrollerden sonra teslim alınır ve Muayene Kabul Belgesi hazırlanır.

​

       

          FATURA Bilgileri: 

           E-FATURA kullanan firmalara verilecek bilgiler: e-fatura senaryosu: kamu/temel fatura, 1.VKN: 5580676648, 2. VKN:1750684544 

           E ARŞİV FATURA veya KAĞIT FATURA kullanan firmalara verilecek bilgiler:    VKN:1750684544  Müşteri açıklaması: BAP Koordinatörlüğü KLÜBAP...Nolu proje

 

           Önemli:

          Hem E-fatura hem E-arşiv fatura mükellefi olan firmaların E-fatura kullanmaları zorunludur.  

          Alınan ürün veya hizmetin bedeli 5.000 TL ‘yi aşması durumunda ilgili firmadan vergi borcu yoktur yazısı talep edilir.

          Hizmet alımlarında fatura tutarının 2.000 TL’ yi (2022 yılı için) aşması durumunda KDV tevkivatı yapılarak faturanın hazırlanması sağlanır.

          Vergi borcu olan firmalara (5.000 TL'den çok) ödeme yapılamaz, alacağı tutar vergi borcuna mahsup edilir.

 

BAPKO’ya Teslim Edilecek Belgeler

          - Fiyat teklifleri / proforma faturalar  (mail çıktısı olabilir)

          - Sipariş Mektubu

          - Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı 

          - Muayene Kabul Belgesi 

          - Fatura  (arkası proje yürütücüsü tarafından imzalanacak)

          - Firma vergi borcu yoktur yazısı 

 

Ara Rapor İşlemleri:

Yürütülen projelerin ara raporları , yürütücüleri tarafından zorunlu olarak, sürelerine göre her 6 ay sonunda, ilgili hakemler tarafından değerlendirilmek üzere BAPSİS’e yüklenir ve hakemlerin değerlendirmesine sunulur.

 

Ek Bütçe Talebi:

Proje yürütücünün ek bütçe talep etmesi durumunda EBYS üzerinden yazı ile Ek Bütçe Talep Formunu iletmesi gerekmektedir. Ek bütçe tutarı toplam proje maliyetinin %50’sinden fazla olamaz. Talepler BAP Komisyonu tarafından karara bağlanır ve ilgili tüm alım başvuruları bu karardan sonra yapılır.

 

Ek Süre Talebi:

Proje yürütücünün ek süre talep etmesi durumunda BAPSİS üzerinden Ek Süre Talep Formunu iletmesi gerekmektedir. Bilimsel araştırma projeleri ek süre dâhil en çok 36 ay içinde tamamlanır. Proje yürütücüsü, proje süresinin bitiminden en geç 2 (iki) ay önce ek süre talebinde bulunabilir. Tez projeleri için verilen süreler, yetkili birimler tarafından tezler için verilen yasal ek süreleri kapsayacak şekilde uzatılabilir. Ancak süre uzatımı verilen tez projeleri için sağlanacak mali destekler, tez izleme komitesinin onayı ile en fazla altı aya kadar devam ettirilir. Başvuru Komisyon tarafından karara bağlanır. Projenin dondurulması halinde, çalışmaların yeniden başlatılmasına kadar geçen süre kabul edilen proje süresine eklenir.

 

Fasıl Aktarım Talebi:

Proje yürütücüsü EBYS üzerinden yazı ile talepte bulunur. Yazıya Fasıl Aktarım Talep Formu eklenir. Talepler BAP Komisyonu tarafından karara bağlanır. 

 

Projeye Araştırmacısı/Yayın Yazarı Dahil Etme Veya Çıkarma Talebi:

Proje yürütücünün projeye araştırmacısı/yayın yazarı dahil etme veya çıkarma talep etmesi durumunda BAPSİS üzerinden Projeye Araştırmacı/Yayın Yazarı Dahil Etme Veya Çıkarma Formunu iletmesi gerekmektedir. Talepler BAP Komisyonu tarafından karara bağlanır.

 

Sonuç Rapor İşlemleri:

Biten projelerin sonuç raporu ilgili hakemler tarafından değerlendirilmek üzere BAPSİS’e yüklenir ve hakemlerin değerlendirmesine sunulur.

 

Kesin Sonuç Rapor İşlemleri:

Hakemler tarafından kapatılması uygun görülen projeler BAP Komisyonu tarafından da incelenerek kesin olarak kapatılır. Kesin sonuç raporları değerlendirmenin tamamlanmasından sonra en geç 3 ay içerisinde 1 nüsha ciltlenmiş olarak ve varsa proje faaliyetlerinde alınan demirbaşların ilgili birimlerine teslim edildiğine dair tutanakla BAPKO’ya teslim edilir. 

 

Yayın İzin Talebi:

Proje yürütücünün ilgili projeden ürettiği yayını var ise BAPSİS üzerinden Yayın İzin Talep Formunu ve ilgili yayınını iletmesi gerekmektedir. BAP tarafından desteklenen projeler kapsamında gerçekleştirilen her türlü yayında, “Bu çalışma Kırklareli Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi tarafından Desteklenmiştir. Proje Numarası:….” şeklinde veya benzer anlama gelecek bir ibarenin bulunması zorunludur. Talepler BAP Komisyonu tarafından karara bağlanır.

1.AŞAMA: Proje Sürecinde İhtiyaç halinde Yürütücünün kullanacağı formlar

Yürütücünün, proje sürecinde ihtiyaç duyduğu ek bütçe (En fazla proje bütçesinin % 50'si kadar), ek süre (Proje sonuç rapor tahihinden en az 1 ay öncesinden), araştırmacı dahil etme, araştırmacı çıkarma, yazar dahil etme , yayın izni veya bütçe kalemleri arasında aktarma vb. gibi taleplerini (EBYS) kullanılarak üst yazı ile KLÜBAP’a iletilir.

• Ek Süre Talep Formu
• Ek Bütçe Talep Formu
• Fasıl Aktarımı Talep Formu
• Yayın İzni Talep Formu
• Araştırmacı, Yayın Yazarı Dahil Edilmesi veya çıkarılması Talep Formu

2.  AŞAMA: Yürütücü Taleplerinin KLÜBAP’ Tarafından İşleme Alınması

Yürütücü talepleri komisyon kararları dahilinde işleme alınır.

 

 SATIN ALMA / HARCAMA İŞLEMLERİ

 

Proje yürütücüleri EBYS üzerinden yazı ile projelerine ait satın alma ihtiyaçlarını BAP Koordinatörlüğüne iletirler. 

 

Yazıya Proje İhtiyaç Talep Formu’nun eklenmesi gerekir, ihtiyacın/satın almanın türüne göre aşağıdaki belgeler de eklenir:

      

          Teknik Şartnameler

 

          Seyahat Bilgi ve Giderleri Listesi

BAPKO tarafından satın alma talebi üzerine Onay Belgesi hazırlanır.
Proje kapsamında alınacak mal veya hizmetlerin teknik özellik arz etmesi durumunda proje yürütücüsü, piyasa fiyat araştırmacısı olarak görevlendirilebilir.

 

Piyasa Fiyat Araştırmacısının Yapacağı İşlemler

 

3 tane ilgili firmalardan fiyat teklifi / proforma fatura alınır

 

Gelen fiyat tekliflerine göre Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı hazırlanır

 

En uygun teklif veren firma/firmalara Sipariş Mektubu gönderilir

 

Mallar ve fatura gerekli kontrollerden sonra teslim alınır ve Muayene Kabul Belgesi hazırlanır.

 

 

BAP FATURA Bilgileri: 

E-FATURA kullanan firmalara verilecek bilgiler: e-fatura senaryosu: kamu/temel fatura, 1.VKN: 5580676648, 2. VKN:1750684544 

E ARŞİV FATURA veya KAĞIT FATURA kullanan firmalara verilecek bilgiler:    VKN:1750684544  Müşteri açıklaması: BAP Koordinatörlüğü KLÜBAP...Nolu proje

        

BAPKO’ya Teslim Edilecek Belgeler

          - Fiyat teklifleri / proforma faturalar  (mail çıktısı olabilir)

           - Sipariş Mektubu

           - Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı                 

           - Muayene Kabul Belgesi 

           - Fatura  (arkası proje yürütücüsü tarafından imzalanacak)

           - Firma vergi borcu yoktur yazısı 

 

Önemli:

Hem E-fatura hem E-arşiv fatura mükellefi olan firmaların E-fatura kullanmaları zorunludur.  

Alınan ürün veya hizmetin bedeli 5.000 TL ‘yi aşması durumunda ilgili firmadan vergi borcu yoktur yazısı talep edilir.

Vergi borcu olan firmalara (5.000 TL'den çok) ödeme yapılamaz, alacağı tutar vergi borcuna mahsup edilir

Hizmet alımlarında (resmi kurumlar hariç) fatura tutarının 2.000 TL’ yi (2022 yılı için) aşması durumunda KDV tevkivatı yapılarak faturanın hazırlanması sağlanır.

Teslimi, sunumu veya yapımı belli bir süreyi gerektiren hizmet alımlarında sözleşme imzalanması gerekmektedir. (Laboratuar analizleri hariç.)

 

AVANS (ÖN ÖDEME) TALEBİ

 

Mal veya hizmet alımı yapmak isteyen Proje Yürütücüsü EBYS üzerinden yazı ile talepte bulunur.

Yazıya Avans Talep Formu ve varsa Harcama Yetkilisi Bildirme Formu eklenir.

Avans talebinin kabul edilmesi durumunda onay alınır ve ödeme emri düzenlenerek ilgili yürütücü veya mutemedin hesabına avans tutarı aktarılır.

Piyasa araştırması yukarıda belirtildiği üzere teklif alınarak ve ilgili formlar düzenlenerek yapılır.

Mal/hizmet bedeli haksahibine peşin ödenir. (ödeme banka yoluyla ve açıklama belirtilerek yapılır,iş bitiminde dekontun teslim edilmesi gerekmektedir.)

*Hizmet alımlarında (özel firmalardan), faturada kdv tevkifatı yapılması sağlanır

*Ödeme yapılacak firmadan vergi borcu yoktur yazısı istenir,

*Firmanın ilgili kanunca belirlenen limitler üstünde vergi borcu olması durumunda firmaya ödeme yapılmaz, alacağı tutar mahsup esnasında vergi borcuna kesilir

*Ön ödeme esnasında firmadan "vergi borcu yoktur" yazısı almak ve vergi borcu durumuna göre firmaya ödemeyi yapmak Piyasa Fiyat Araştırmacısının sorumluluğundadır. 

 

Avanstan kalan para olur ise proje özel hesabına iade edilir.

Avansın kapanış işlemi için piyasa araştırma evrakları, fatura ve iade varsa dekontu BAPKO'ya teslim edilir ve avans en geç 2 ay içinde kapatılır.