Mal ve hizmet satın almada sırası ile aşağıdaki işlemler yapılır:
1. İhtiyaç Talebi / Onay Alma
Proje yürütücüleri EBYS üzerinden yazı ile projelerine ait satın alma ihtiyaçlarını BAP Koordinatörlüğüne iletirler.
Yazıya:
- teknik şartnameler eklenir.
BAPKO tarafından satın alma talebi üzerine Harcama Talimatı / Onay Belgesi hazırlanır.
Alınacak mal veya hizmetlerin teknik özellik arz etmesi durumunda proje yürütücüsü, "piyasa fiyat araştırmacısı" olarak görevlendirilebilir.
2. Piyasa Fiyat Araştırmacısının Yapacağı İşlemler
3 tane ilgili firmalardan fiyat teklifi / proforma fatura alınır
- Üniversite veya kamu kuruşuluşlarından alımlarda tek teklif yeterlidir
- Demirbaş / cihaz alımlarında: proje başvurusunda belirlenmiş olan teknik şartnamelerin tekliflerde açıkça yer alması veya ek olarak firmalarca kaşelenmesi / onaylanması zorunludur.
Gelen fiyat tekliflerine göre Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı hazırlanır
Alım yapılacak kişi / firmanın KİK yasaklılık sorgulaması yapılır ve çıktısı alınır.
Alınan ürün veya hizmetin bedeli 5.000 TL ‘yi aşması durumunda ilgili firmadan vergi borcu yoktur yazısı talep edilir.
En uygun teklif veren firma/firmalara Sipariş Mektubu gönderilir
Fatura bilgileri firmaya iletilir ve fatura düzenlenmesi sağlanır
Mal veya hizmet kontrol edilerek teslim alınır ve Muayene Kabul Belgesi hazırlanır.
3. BAPKO’ya Teslim Edilecek Belgeler
- Fiyat teklifleri / proforma faturalar (mail çıktısı olabilir)
- Sipariş Mektubu
- Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı (ıslak imzalı)
- Muayene Kabul Belgesi (ıslak imzalı)
- Fatura
- Firma vergi borcu yoktur yazısı (5.000 TL'den fazla vergi borcu olan firmalara ödeme yapılmaz, alacağı tutar vergi borcuna mahsup edilir)
- KİK yasaklılık sorgu belgesi
- Sözleşme (anket, veri hazırlama ve patent işlemleri gibi belirli bir süreyi kapsayan hizmet alımlarında )
