Proje Başvuru formu ve ekleri proje yürütücü tarafından 1 takım olarak hazırlanır.
Bütçe Gerekçelendirmede Kullanılan Proforma Fatura Örnekleri ile birlikte hazırlanmış Proje ve ekleri üst yazı ile birim Ön Değerlendirme Kuruluna teslim edilir.
2.AŞAMA: Proje Ön Değerlendirme Kurulu Tarafından Yapılacak İşlemler:
Ön değerlendirilmesi yapılarak kuruldan geçen – geçmeyen projelerin tamamı proje başvuru evrakları ve ön değerlendirme formları dahil edilerek (Fiziki ortamda) birim ön değerlendirme kurulu tarafından (EBYS) kullanılarak üst yazı ile KLÜBAP Koordinatörlüğüne gönderilir.
3. AŞAMA: KLÜBAP’a Önerilen Proje işlemleri:
4. AŞAMA: Kabul Edilen Proje İçin, Yürütücüsünün Yapması Gereken İşlemler:
Proje yürütücüsü (EBYS) üzerinden üst yazı ile; proje ihtiyaçlarını ihtiyaç talep formunu kullanarak KLÜBAP tarafından istenilen diğer belgelerle birlikte KLÜBAP’a iletir. İstenilen Belgeler:
5.AŞAMA: KLÜBAP’ın Proje İçin Yaptığı Satın Alma İşlemleri:
Satın alma işlemlerin başlatılması, sonuçlandırılması ve sonucun yürütücüye iletilmesi işlemleri Satın Alma işlemleri içieriğidir.
6. AŞAMA: Yürütücü Tarafından Hazırlanacak Proje Ara Raporu İşlemleri:
Yürütülen projelerin ara raporları sürelerine göre her 6 ay sonunda (EBYS) kullanılarak 1 takım şeklinde üst yazı ile ilgili hakemler tarafından değerlendirilmek üzere KLÜBAP’a iletilir.
7. AŞAMA: KLÜBAP Tarafından Proje Ara Raporu İçin Yapılan İşlemler:
Ara rapor, KLÜBAP Tarafından değerlendirilmek üzere ilgili hakemlere gönderilir. Hakemlerden dönen değerlendirme sonuçları üst yazı ile ilgili yürütücüye iletilir.
8. AŞAMA: Yürütücü Tarafından Yapılacak Olan Proje Sonuç Raporu İşlemleri:
Biten projelerin sonuç raporunun ilgili hakemler tarafından değerlendirilmek üzere, fiziki ortamda 1 takım üst yazı ekinde (EBYS) kullanılarak KLÜBAP’a iletilir.
9. AŞAMA: KLÜBAP Tarafından Proje Sonuç Raporu İçin Yapılan İşlemler:
Proje Sonuç Raporu KLÜBAP Tarafından değerlendirilmek üzere ilgili hakemlere gönderilir. Hakemlerden dönen değerlendirme sonuçları (EBYS) ortamında üst yazı ile ilgili yürütücüye iletilir.
10. AŞAMA: Yürütücü Tarafından Yapılacak Olan Proje Kesin Sonuç Raporu İşlemleri
Yürütücü Sonuç rapor değerlendirme formları sonucunda güncellemiş olduğu sonuç raporunu 1 takım ve 1 CD şeklinde fiziki ortamda KESİN SONUÇ RAPORU olarak ve varsa proje faaliyetlerinde alınan demirbaşların ilgili birime teslim edildiğine dair tutanakla birlikte (EBYS) kullanılarak üst yazı ekinde, Sonuç Rapor Değerlendirme Formlarının kendisine iletildiği üst yazı tarihinden geçerli olmak üzere 3 ay içerisinde KLÜBAP’a teslim eder.
11. AŞAMA: KLÜBAP Tarafından Kesin Sonuç Raporu İçin Yapılan İşlemler
KLÜBAP’ a iletilen proje kesin sonuç raporu komisyona sunulur ve komisyonun uygun görüş ve kararı doğrultusunda kesin olarak sonlandırılır.
Proje süreci müracaat ara rapor Sonuç Raporu