Bilim Kendini Bilmektir. (Yunus Emre)
Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü

Proje İşlemleri

1.AŞAMA: Proje Yürütücüleri Tarafından Yapılacak Olan Proje Müracaat İşlemleri:

Proje Başvuru formu ve ekleri proje yürütücüleri tarafından 3 takım ve Word ortamında  1 CD olarak hazırlanır.

Proje hazırlamada izlenecek yol ve kullanılacak belgeler:

          -Demirbaş,- Makine-Teçhizat Alımları Listesi,

          -Sarf Malzemesi ve Kırtasiye Alımları Listesi,

          -Hizmet Alımları Listesi,

          -Seyahat Bilgi ve Giderleri Listesi,

Hazırlanmış Proje ve ekleri üst yazı ile birim Ön Değerlendirme Kuruluna teslim edilir.

2.AŞAMA: Proje Birim Ön Değerlendirme Kurulları Tarafından Yapılacak İşlemler:

Ön değerlendirilmesi yapılarak kuruldan geçen – geçmeyen projelerin tamamı ve birim ön değerlendirme formları dahil  (Fiziki ortamda) birim ön değerlendirme kurulları tarafından (EBYS) kullanılarak üst yazı ile KLÜBAP Koordinatörlüğüne gönderilir.

3AŞAMA: KLÜBAP’a Önerilen Projeler ile İlgili İşlemleri:

-  Ön değerlendirilmesi yapılan Projeler BAP Komisyonuna sunulur.

-  Komisyonundan geçen projeler değerlendirilmek üzere konusunda yetkin 2 ayrı hakeme gönderilir.

-  Hakemlerden gelen değerlendirme sonuçları (olumlu-olumsuz ) ilgili proje yürütücülerine  EBYS ortamında bildirilir.

-  Olumlu görüş alan projeler için Protokol hazırlanır ve imza için proje yürütücüleri davet edilir.

Proje Yürütücüsü ve Bap Komisyonu Başkanı tarafından imzalanan Protokol ile,  ilgili proje başlatılır.

4. AŞAMA: Kabul Edilen Projeler İçin, Proje Yürütücülerinin Yapması Gereken İşlemler:

Proje yürütücüleri (EBYS) üzerinden  üst yazı ile; projelerine ait  ihtiyaç veyahut ihtiyaçlarını talep ederler.

Proje ihtiyaç taleplerinde KLÜBAP tarafından istenilen Belgeler:

Demirbaşlar İçin Teknik Şartname Örnekler:

       -Masa Üstü Bilgisayar Teknik Şartname Örneği,

       -Diz Üstü Bilgisayar (Laptop) Teknik Şartname Örneği,

       -Yazıcı Teknik Şartname Örneği,

       -Projeksiyon Teknik Şartname Örneği,

  •   Sarf Malzemesi ve Kırtasiye Alımları Listesi (İlk Başvuru listesi),
  •   Hizmet Alımları Listesi (İlk Başvuru listesi),
  •   Seyahat Bilgi ve Giderleri Listesi (İlk Başvuru listesi),
  • Proje Protokolü Örneği (İmzalı)
  • Proje Başvuru Formu Örneği,
  • Harcama Yetkilisi İsim Bildirme Formu (İmzalı).

Proje yürütücüleri tarafından avans talep edilmesi halinde,

5.AŞAMA: KLÜBAP’ın Projeler İçin Yaptığı Satın Alma İşlemleri:

Onayı alınan satın alma işlemleri için piyasa fiyat araştırması yapılır.

Uygun olan ihtiyaç ilgilisinden sipariş edilir.           

Siparişler Proje Yürütücüsüne teslim edilir ve siparişin uygunluğuna dair tutanak imzalatılır.

6. AŞAMA: Proje Yürütücüleri Tarafından Hazırlanacak Proje Ara Rapor İşlemleri:

Yürütülen projelerin ara raporları, yürütücüleri tarafından zorunlu olarak, sürelerine göre her  6 ay sonunda  (EBYS) kullanılarak 3 takım şeklinde üst yazı ile, ilgili hakemler tarafından değerlendirilmek üzere KLÜBAP’a iletilir.

7. AŞAMA: KLÜBAP Tarafından Proje Ara Raporlar İçin Yapılan İşlemler:

KLÜBAP, proje ara raporlarını değerlendirilmek üzere ilgili hakemlere gönderir.

Hakemlerden dönen proje ara rapor değerlendirme sonuçları üst yazı ile ilgili yürütücülere iletilir.

8. AŞAMA: Proje Yürütücüleri Tarafından Hazırlanacak Proje Sonuç Rapor İşlemleri:

Biten projelerin sonuç raporunun ilgili hakemler tarafından değerlendirilmek üzere, fiziki ortamda 3 takım ve 1 CD şeklinde üst yazı ekinde (EBYS)  kullanılarak KLÜBAP’a iletilir.

9. AŞAMA: KLÜBAP Tarafından Proje Sonuç Raporları İçin Yapılan İşlemler:

Proje Sonuç Raporları KLÜBAP Tarafından değerlendirilmek üzere ilgili hakemlere gönderilir.

Hakemlerden dönen sonuç raporu değerlendirme sonuçları (EBYS) ortamında üst yazı ile ilgili yürütücülere iletilir.

10. AŞAMA: Proje Yürütücüleri Tarafından Hazırlanacak Olan Proje Kesin Sonuç Rapor İşlemleri:

Proje yürütücüleri Kesin Sonuç Raporlarını; proje sonuç rapor değerlendirme formlarının kendilerine iletildiği üst yazı tarihinden geçerli olmak üzere, en geç 3 ay içerisinde 3 takım ve  Word ortamında 1 CD halinde fiziki olarak ve varsa proje faaliyetlerinde alınan demirbaşların ilgili birimlerine teslim edildiğine dair tutanaklarla birlikte  (EBYS) kullanılarak üst yazı ekinde KLÜBAP’a teslim etmekle  yükümlüdürler.

11. AŞAMA: KLÜBAP Tarafından Kesin Sonuç Raporları İçin Yapılan İşlemler:

KLÜBAP’ a iletilen proje kesin sonuç raporları Bap komisyonuna sunulur ve Bap komisyonunun uygun görüş ve kararı doğrultusunda kesin olarak sonlandırılırlar.

1.AŞAMA: Proje Sürecinde İhtiyaç halinde Yürütücünün kullanacağı formlar

Yürütücünün, proje sürecinde ihtiyaç duyduğu ek bütçe (En fazla proje bütçesinin % 50'si kadar), ek süre (Proje sonuç rapor tahihinden en az 1 ay öncesinden), araştırmacı dahil etme, araştırmacı çıkarma, yazar dahil etme , yayın izni veya bütçe kalemleri arasında aktarma vb. gibi taleplerini (EBYS) kullanılarak üst yazı ile KLÜBAP’a iletilir.

2.  AŞAMA: Yürütücü Taleplerinin KLÜBAP’ Tarafından İşleme Alınması

Yürütücü talepleri komisyon kararları dahilinde işleme alınır.

1.AŞAMA:

A - İhtiyaç Bildirimi 

Proje Yürütücüsü tarafından proje ihtiyaç talep formu ile birlikte BAPKO' nun istemiş olduğu diğer dokümanlar (EBYS )  ortamında  üst yazı ekinde koordinatörlüğe iletilir.

Proje İhtiyacı için üst yazıya ekinde koordinatörlüğe iletilmesi gerekli dokümanlar:

 İhtiyaç Talep Formu

Proje İhtiyaç türüne göre üst yazı ekinde sunulacak İhtiyaç Talep Listeleri

Projede kullanılacak malzemelere ait Teknik Şartname Örnekleri,

Proje Protokolü Örneği,

Proje Başvuru Formu Örneği,

Harcama Yetkilisi İsim Bildirme Formu.

B - Avans Talebi

Proje Yürütücüsü veya Proje Yürütücüsü tarafından görevlendirilen proje mutemedinin avans talepleri ile birlikte Proje Protokolü Örneği, Proje Başvuru Formu Örneği ve Harcama Yetkilisi İsim Bildirme Formunun üst yazı ekinde ((EBYS ) ortamında  koordinatörlüğe iletilir.

Avans Talep Formu

2.AŞAMA:

A - İhtiyaçların Temin Edilmesi 

Proje kapsamında yazılı olarak talep edilen ihtiyaçların KLÜBAP tarafından temin edilmesi için öncelikle Onay Belgesi hazırlanarak onay alınır. Alınan onay doğrultusunda Piyasa Fiyat Araştırması gerçekleştirilir.

Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı

İhtiyaç temininde uygun olan satın alma veya almalar için siparişler gerçekleştirilir.

Sipariş Mektubu

Sipariş edilen ihtiyaç gidericileri Proje Yürütücüsüne Teslim edilir. İhtiyaç gidericinin uygun olduğuna dair proje yürütücüsü tarafından tutanak karşılığı kabul edilerek onanır.

Muayene Kabul Tutanağı,

Faturası kesilen ve ihtiyacı karşılayan malzemelere ait Taşınır  İşlem Fişi düzenlenir.

İhtiyaç temini sürecinde işleme alınan, İhtiyaç Talep Yazısı, İhtiyaç duyulan malzeme listeleri, Onay Belgesi, Piyasa Fiyat Araştırma tutanağı, Teklif Mektupları, Muayene Kabul Tutanağı, Taşınır İşlem Fişi ve Faturanın ekinde olacak şekilde hazırlanan ödeme emri belgesi, ödemenin gerçekleştirilmesi için muhasebe birimine iletilir.

B - Talep edilen avansın ödenmesi:

Avans talebi için onay alınır. İlgili yürütücü veya mutemedin hesaba ödenek aktarılır. Avansın kapanış işlemi en geç bir ay içinde gerçekleştirilir.

Telefon Tablet Bilgisayar Bu website tüm cihazlarla uyumludur.